Descubre las ventajas del Open Journal Systems (OJS)
Por: Dra. María Anabell Covarrubias Díaz Couder, Universidad La Salle Noroeste – anabell.covarrubias@lasallenoroeste.edu.mx
En el vertiginoso mundo de la investigación científica, las revistas desempeñan un papel crucial en la difusión conocimientos, descubrimientos y avances en diversas disciplinas como derivación de la dimensión comunitaria que tiene el ejercicio de la investigación.
La administración eficaz de los procesos en una revista científica es esencial para mantener altos estándares de calidad, rapidez y coherencia. Al optimizar los flujos de trabajo internos, las revistas no solo contribuyen al avance del conocimiento, sino que también establecen un sólido puente entre la investigación y la socialización de sus hallazgos ya que es imposible que la investigación como actividad alcance sus fines si se realiza en solitario.
La ciencia es una realidad comunicativa la cual requiere de la socialización de la debida socialización para la construcción de los estados del arte que sustentan los proyectos de investigación y en la construcción del conocimiento en las distintas comunidades de saberes. Además, pese a que la ciencia se construye desde criterios sólidos de sistematicidad y rigurosidad en la búsqueda de consistencia en sus procedimientos y hallazgos, no se exime de la creatividad y en la necesidad de conformar nuevas rutas heurísticas en donde la orientación recibida de los productos publicados en las diversas revistas arbitradas son cruciales para tal fin.
La evolución de la gestión editorial en revistas científicas refleja una transición desde métodos manuales hasta soluciones digitales avanzadas como Open Journal Systems (OJS). Esta transformación ha mejorado la velocidad, accesibilidad y calidad en la difusión del conocimiento científico, facilitando el camino para una colaboración global más efectiva en el ámbito académico,
En la actualidad, la implementación generalizada de Open Journal Systems (OJS) ha llevado la gestión editorial a un nuevo nivel. Desarrollado como software de código abierto, OJS ofrece una plataforma completa y personalizable para la gestión de revistas académicas.
Las funciones principales del OJS se muestran en la tabla 1
Tabla 1
Funciones del Sistema OJS. Fuente: Elaboración propia
| 1. Gestión de usuarios, para el registro de los usuarios con sus diferentes roles, tal como, autor, revisor, editor y lector. | 6. Publicación en línea de los artículos aceptados, proporcionando el acceso a los lectores. Los formatos de los archivos de los artículos son PDF y HTML |
| 2. Entrega de artículos por parte de los autores, visualización del proceso y resultado. | 7. Indexación y metadatos para la visibilidad y accesibilidad de los artículos publicados y la revista. Los metadatos: título, autores, resumen, palabras reservadas se utilizan para la indexación efectiva. |
| 3. Revisión por pares, en esta función los editores pueden gestionar el proceso de revisión y tomar decisiones sobre la aceptación o rechazo de los artículos. | 8. Gestión de derechos de autor para confirmar el deseo de publicar en la revista y que el artículo no ha sido publicado en otro lugar. |
| 4. Proceso editorial, gestión desde la presentación inicial hasta la publicación final, los editores pueden realizar un seguimiento del progreso de los artículos y comunicación con autores y revisores. | 9. Estadísticas y métricas sobre la actividad de la revista, descarga de artículos, visitas a la revista, al artículo. |
| 5. Control de versiones de documentos presentados, lo que facilita el seguimiento de los cambios realizados durante el proceso de revisión y edición. | 10. Configuración de la revista, manejo de plantilla, skin del sitio, así como necesidades específicas de la revista. |
La plataforma OJS ha facilitado el acceso a la publicación académica al proporcionar una solución gratuita y de código abierto, permitiendo a revistas de todos los tamaños mejorar su eficiencia y visibilidad. Además, su enfoque en estándares abiertos y procesos transparentes ha fortalecido la integridad y la confianza en la comunidad académica.
En la figura 1, Diagrama de Secuencia se representa el comportamiento de los actores y funciones que se realizan en el OJS.
Figura 1
Diagrama de Secuencia para el Sistema OJS. Fuente: Elaboración propia
Este sistema favorece una gestión eficiente en la coordinación entre autores, revisores y editores, lo cual permite agilizar los tiempos de revisión por pares y de comunicación de los dictámenes correspondientes. Así no sólo se simplifica la administración de los artículos a publicar, sino que también mejora la transparencia y la trazabilidad en cada etapa del proceso de publicación. A su vez, contribuye a la consistencia en los estándares de formato y estilo, lo que brinda una experiencia homogénea a los lectores, lo cual fortalece la reputación de la revista y fomenta la confianza tanto en la comunidad científica como en los lectores interesados. Además, se facilita la adaptación a los avances tecnológicos, como la incorporación de plataformas en línea y formatos digitales, ya que, estos elementos modernos no solo aumentan la visibilidad de la revista, sino que también amplían su alcance a nivel global.
La Salle Noroeste: De la gestión manual de una revista científica a la implementación y uso del OJS
La Universidad La Salle Noroeste cuenta con la revista “Ju’unea Revista de Investigación”, la cual es una publicación multidisciplinaria, que abre su espacio para contribuciones en diversas áreas como Arte, Arquitectura y Diseño, Ciencias Económico-Administrativas, Ciencias de la Salud, Ciencias Sociales y Humanidades, Ingeniería y Tecnología, así como en áreas educativas institucionales.
El nombre de la revista es “Ju’unea” Revista de Investigación, en lengua Yaqui, “Ju’unea” significa saber y también implica comprensión iluminadora, por lo que refleja la esencia de quienes formamos parte de esta comunidad universitaria, ya que nos consideramos “buscadores del conocimiento”.
Los procesos de la revista han evolucionado desde su registro ante INDAUTOR con número ISSN y Derechos de difusión vía red informática. El flujo de trabajo comienza con la convocatoria y la recepción de los trabajos, cada artículo es sometido a una evaluación editorial preliminar por parte del Comité de Arbitraje. Este comité se reserva el derecho de determinar la adecuación de los artículos a las líneas de interés de la revista y asegurarse de que cumplan con los requisitos esenciales para considerarse un artículo científico, de acuerdo con los propios lineamientos editoriales establecidos.
El proceso de evaluación se basa en el sistema de doble ciego (peer review). Las resoluciones posibles incluyen la aprobación para publicar sin cambios, la condición de realizar cambios obligatorios con la posibilidad de reenvío, o el rechazo del artículo propuesto.
Figura 2
Proceso de Sistematización de Gestión de Ju’unea Revista de Investigación. Fuente: Elaboración propia
En sus inicios, como se muestra en la figura 1, todo el proceso se realizaba de manera manual: la recepción de los artículos; la primera revisión editorial, buscando se cumplieran los lineamientos editoriales; la asignación de evaluadores; la gestión de tiempos otorgados para la dictaminación de los evaluadores; la recepción de dictaminación de los evaluadores; la recepción de dictaminación; la protección de datos de evaluadores; el envío de observaciones y recomendaciones a los autores; la gestión del tiempo con el que cuentan los autores para enviar las correcciones solicitadas, en caso de haberse dictaminado la publicación; la recepción del artículos corregido por parte del autor; la revisión de cumplimiento de las correcciones realizadas por el autor; la revisión de edición, maquetación, preparación para subirlo al sitio de la revista, publicación.
Hoy en día se cuenta ya con la plataforma OJS a partir de la red intranet de la universidad; esto funciona de la siguiente manera: las contribuciones propuestas para publicar en Ju’unea Revista de Investigación se reciben a través del correo electrónico de la revista y, de manera interna, se suben a la plataforma OJS. Una vez ahí, se utilizan las funciones del OJS para continuar la gestión de la evaluación de los trabajos. Esta estrategia, se consideró como un segundo momento en el desarrollo y evolución de la revista, para buscar la seguridad en la información de los servidores institucionales. En un siguiente momento los procesos se realizarán utilizando todas las cualidades del software, y en su modalidad de acceso por internet, con ello se logrará conseguir la máxima funcionalidad de la plataforma.
La gestión eficiente de procesos editoriales no solo es fundamental para la socialización de los productos de investigación, sino que también es un testimonio del compromiso de la Universidad La Salle Noroeste con la calidad y la excelencia en la difusión del saber. La implementación de tecnologías como OJS refleja una apuesta por la innovación y la adaptación a los cambios, asegurando un puente sólido entre la investigación y aquellos que buscan comprender e iluminar el conocimiento.